1搭建

       搭建是整個環節的重中之中，50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，搭建工作的細節：1、通過設計圖考慮在展場中的效果；2、監督防火材料的使用，杜絕安全防患；3、成本控制：實行一攬子合同；4、最好在布展前去工廠看一看，對材料和工藝有一個預先的監管和了解；5、現場搭建的進度控制尤為重要，叮囑搭建公司做好預案，特別要求其排出工期，細化到每一小時做什么，嚴格細致的時間表，才是保證現場搭建在兩天半緊張有序完成的基礎。

2展品
       向市場部征詢一個展品目錄是展品工作的第一步，然后將這個目錄具體化，主要是展品的外形、尺寸。然后將這個目錄（以及配合展品的圖片）提供給搭建公司，由他們考慮如何安排展品的布置。
       當然，事先已經做好設計圖的情況下，可能需要對展品進行一些取舍，或是對展品的表現形式進行改進，這些就需要發揮智慧，按以往的經驗，外行看熱鬧，內外看門道，拿出具有競爭力的產品是成功展示的關鍵，另外，核心產品以實物為好，因為實物可以現場演示，這樣讓客戶有深入的認知。
最后，要熟悉展覽館對特殊展品的要求，比如用火、用氣、限高等等數據，在這里要提醒一下，主辦方提供的《參展商手冊》是需要熟悉的，作為企業展會準備工作負責人，這個文件一定閱讀一遍的，并在重點內容加以批注和備忘。一個專業的展覽會主辦方，他們的《參展商手冊》應詳細記載參展的各個細節，并提供印刷以及英文版本。

3資料
       資料的準備也是關鍵之一，在資料的準備上，求全求細，特別是對產品的介紹，性能、參數等等務求細致周全，以備萬一，經常在展會上看到一些挑剔和內行的買家對產品的參數的提問，搞的接待人員焦頭爛額，另外如果展覽會外商較多，翻譯上力求專業準確。
       資料的編排不求多花哨，簡潔大氣，具有國際性即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設計上，突出一兩個設計的亮點，那就更好了。這些可與設計師多溝通，宣傳材料的紙張、印刷應該力求精美，版式設計方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。這些資料是給客戶的第一印象。參加一個大型的國際專業展覽會，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個企業的綜合素質。另外，一定要準備充足的名片。參展人員名片應以中英文印制，數量以每日50-100張準備。
       另外國外企業對CI包裝很講究，觀察他們的展位，就是一個標準展位，他們都會把他們公司的形象、Logo在方方面面體現，他們甚至做好不干膠的Logo貼紙自己貼在標準展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。這一點做法上，也是需要吸取的。

4搭建及現場
       搭建是現場展覽的第一步，雖然僅僅是"監工"，但也要有得力干將參與。將設計圖演變為現實的場景，往往會存有偏差，另外，與展館方、主辦方的一些協調工作，也需要企業進行協調，排除一切突發事件，不利因素，保證搭建順利進行，需要一名到幾名頭腦靈活，做事主動的工作人員在搭建現場進行"監工"，這些工作人員應提前指定，在與搭建公司前期的溝通中，他們可以參與進來，了解搭建的相關事宜，便于他們在現場開展工作。
       正式開展的接待工作人員應分為以下工種，1、現場接待：外形要好，性格外向主動，英語熟練，他們主要是負責接待到達展位的客戶，講解和解答，這些工作人員的數量可能要多一些，可根據展位的大小和布局：有幾面口、幾個接待臺、幾個重點展示的產品來確定人數，對這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業知識扎實，另外特別注意的是，各負責各的一片區域，不能有客人來詢問，就一擁而上，你也解答他也解答，顯得現場比較亂，另外，遇到講不明白的東西，可大方的介紹給能講明白的人。
       因此，需要第2種工種：現場總協調，這個人應是經理一級，他主要管理所有"現場接待"，解決"現場接待"所不能應付的問題，這個人領導能力要強，重要的是專業知識一定精深。
       第3種工種：級別高一些，因為，現場會有重要客戶應約來訪，來的都是客，特別到達展會現場，自然不如家里條件好，因此接待的級別通過接待的人來提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級的，應赴會接待一下。
       第4種工種：屬于跑腿型的，現場難免會有一些體力活，雜活，突發事情，比如臨時買個膠帶或工具、搬搬資料，忙的時候，頂一把。總歸要有兩三個腿腳靈活、眼明手快，對展館地形熟悉的人搞定這些細碎工作。
       第5種工種：總后勤：這個人負責搞定赴展會所有員工的衣食住行，需要指出的是，在展會現場，花銷自然不會小，物品自然要貴一些，展會上比較辛苦，因此，不能太小氣，讓大家吃好、住好、工作開心。總后勤可能需要一兩個幫手，視參會工作人員的數量來定，比較重點的工作是飲用水和中餐。
最后需要說明的是，視展位的大小，安排相應的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個身兼數職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會前的動員會是一定要開的，確定職責，分工明確，確保參展的數天內工作緊張有序。

5提前約定目標客戶
       同重要的客戶約定見面時間，以加強業務聯系，這也是展覽會的重要工作之一，可由專人負責重要客戶的約會、接待、以及洽談的安排，不能因為展會現場工作比較忙亂，而冷落了這些重要客戶。因此來說，需要一個公關能力比較強的人主抓這項工作，提前擬定約會客戶的名單，向他們發出邀請，確保他們蒞會，保證約會成功，達到商業目的。
       在實際操作中，很多參展商過分寄希望于主辦方來邀請買家，其實這是很錯誤的，企業在廣泛的宣傳和邀請買家赴展會與其見面的過程中，本身對自己就是一種宣傳，畢竟能赴會參展，也是企業實力的一種象征。