1前言
自2003年西氣東輸天然氣進入我市至今、天然氣以其清潔、高效、安全的特質已經被原先使用管道焦爐煤氣的百姓家庭、工商業戶作為首選能源所接受。近年來，一方面，大規模開發城市住房建設、經濟開發區建設、管網改造工程建設，與公交車、出租車燃油改造所配套的新增天然氣加氣站建設，使得新建燃氣工程建設項目與日俱增。而地下燃氣管線T程由于其隱蔽性、高危性的特點，其燃氣工程檔案是否完整、管線信息數據是否準確對今后城市建設的發展、百姓的生命安全有著至關重要的意義。另一方面，面對市場經濟中法制化的要求，一個外向型企業在對外事務中不斷增強法律意識的同時，檔案以其原始性、憑據性的特征也逐步被企業領導所重視。而企業檔案工作只有適應企業發展的需要，能夠在關鍵時刻提供企業生產經營最需要的信息，才會使企業在市場競爭中立于不敗之地。
燃氣工程檔案管理是對燃氣工程建設檔案資料進行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發的工作，是一項管理性工作。一個現代化的燃氣企業，對燃氣工程的檔案管理應做到管理水平專業化、文件材料規范化、歸檔程序制度化、數據管理現代化、服務利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現檔案的價值，實現檔案為現實服務的根本目的。
2科學系統地分類，使燃氣企業工程檔案管理專業化
企業內檔案正確地分類，是保證卷宗內檔案系統整理、編目、利用及運用計算機管理的基礎。合資公司成立后，企業檔案管理的重點從過去的文書檔案管理轉移到以圍繞企業生產經營及燃氣工程建設為主的科技檔案管理。
根據國家檔案局制訂的《企業檔案分類規則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結合我公司檔案的自然形成規律和特點，在保持檔案本身所固有的內在聯系和系統性、便于保管和利用的原則下，將科技檔案分成4大類：天然氣工程建設類、基建類、設備類、科研類。根據燃氣企業業務發展的重點，將天然氣工程建設類作為其中第一大類。該大類分廠站建設類（其中包括門站、儲配站、調壓站、加氣站4個小類）及管道工程建設類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網改造工程4個小類），其檔案資料屬于我公司所有檔案中最重要的一部分。
3依據國標、行標，使歸檔燃氣工程文件材料規范化
結合國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328—2001）及住建部頒布的《城鎮燃氣輸配工程施工及驗收規范》（CJJ33—2005）、《城鎮燃氣室內工程施工與質量驗收規范》（CJJ94—2009）的標準要求，公司制訂了《燃氣工程文件歸檔規定》，對燃氣工程建設竣工資料中歸檔文件材料的內容進行調整、補充，確定了燃氣工程文件的歸檔范圍，并對歸檔的文件質量做出明確要求。在工程竣工驗收時，力求做到歸檔的燃氣建設工程文件內容真實、齊全、系統，其歸檔的文件質量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。
3。1文件的內容要求
3。1。1燃氣輸配工程文件材料歸檔內容
?。?）工程依據文件
?、俟こ添椖拷ㄗh書、申請報告及審批文件、批準的設計任務書、初步設計、技術設計文件、施工圖和其它建設文件；
②工程項目建設合同文件、招投標文件、設計變更通告單、工程量清單等；
?、劢ㄔO工程規劃許可證、施工許可證、質量監督注冊文件、報建審核書、報建圖、竣工測量驗收合格證、工程質量評估報告；
?、茇攧瘴募A算書）。
?。?）交工技術文件
?、偈┕べY質證書；
?、趫D紙會審記錄、技術交底記錄、工程變更單（圖）、施工組織設計等；
?、坶_工報告、工程竣工報告、工程保修書等；
④重大質量事故分析、處理報告；
?、莶牧?、設備、儀表等的出廠的合格證明，材質書或檢驗報告；
⑥施工記錄：隱蔽工程記錄、焊接記錄、管道吹掃記錄、強度和嚴密性試驗記錄、閥門試驗記錄、電氣儀表工程的安裝調試記錄等；
?、呖⒐D紙：竣工圖應反映隱蔽工程、實際安裝定位、設計中未包含的項目、燃氣管道與其它市政設施特殊處理的位置等。
（3）驗收合格記錄
a測量記錄；
b隱蔽工程驗收記錄；
c溝槽及回填記錄；
d防腐絕緣合格記錄；
e焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄；
f管道吹掃合格記錄；
g強度和嚴密性試驗合格記錄；
h設備安裝合格記錄；
i儲配與調壓各項工程的驗收及整體驗收合格記錄；
j電氣、儀表安裝測試合格記錄；
k在施工中受檢的其它合格記錄。
?。?）竣工圖
地下燃氣管道有：
?、俟艿揽偲矫鎴D：比例為1：2000?；?：5000；
②管道平面（帶狀）圖：比例為1：500或以標準地形圖繪制，
?、酃艿揽v斷面圖：比例為橫向X：1：500，縱向Y：1：50或1：100；
?、艽?、跨越工程及特殊部位（重要的隱蔽T程）施工圖。
儲配站、調壓站：建筑圖，結構圖，工藝布置圖，系統裝配圖：電氣、消防安裝圖，給排水設施安裝圖等。
（5）工程竣工驗收文件（各項工程的程序驗收及整體驗收記錄）
?、俟こ炭⒐た偨Y；
?、诳⒐を炇沼涗?；
?、圬攧諞Q算文件（決算文件及交付使用財產總表和財產明細表）。
?。?）監理文件
①監理規劃；
?、诒O理月報中的有關質量問題；
?、郾O理會議紀要中的有關質量問題；
?、苓M度控制；
?、葙|量控制；
⑥造價控制；
?、叻职Y質；
⑧監理通知；
?、岜O理工作總結。
3。1。2燃氣室內工程文件材料歸檔內容
?。?）設計文件及設計變更文件；
?。?）設備、管道組成件、主要材料的合格證、檢定證書或質量證明書；
（3）施工安裝技術文件：焊工資格備案、閥門試驗記錄、射線探傷檢驗報告、超聲波試驗報告、隱蔽工程記錄、燃氣管道安裝工程檢查記錄、室內燃氣系統壓力試驗記錄；
（4）質量事故處理記錄；
?。?）城鎮燃氣工程質量驗收記錄：燃氣分項工程質量驗收記錄、燃氣分部（子部分）工程質量驗收記錄、燃氣單位（子單位）工程竣工驗收記錄；
（6）其它相關記錄。
3。2文件的質量要求
?。?）歸檔的工程文件應為原件。
?。?）工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。
（3）工程文件的內容必須真實、準確，與工程4實際相符合。
（4）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。
?。?）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續完備。
?。?）工程文件中的文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。
?。?）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖復印件。
?。?）所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
?、倏⒐D章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。
?、诳⒐D章示例如圖1：
?、劭⒐D章尺寸為50mm×80mm。
?、芸⒐D章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。
?。?）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過1/3的，應當重新繪制竣工圖。
?。?0）不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊》方法（GB/10609。3—89）統一折疊成A4（297mm×210mm），圖標露在外面。
4落實規章制度、使燃氣工程文件從形成到歸檔利用制度化
企業歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化。在燃氣工程檔案管理方面公司制定了相應的規章制度，從而使燃氣工程文件從形成到整理歸檔直至保管利用都有了一整套管理控制措施。
首先把文件材料的形成、積累、整理、歸檔作為工作程序納入到燃氣工程建設、管理的各項規章制度中。且它們是與建設的進程同步，即“工程立項開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”。只有把它納入到工程建設和管理的規章制度中，并使其規范化，才能為工程提供完整的竣工資料。
其次、把文件材料管理納入到設計單位、建設單位、監理單位及各施工單位的職責范圍內，并納入到各工程計劃、施工技術、質量管理的制度中。在進行工程驗收時，文件材料是否完整、準確、真實是工程技術監督檢查、質量檢查、管理的一個重要環節，是保證工程驗收合格的重要因素。沒有完整、準確的文件材料就不算完成計劃，沒有質量合格的文件材料，工程就不算達標，驗收就不能通過。
第三、把文件材料管理納入到工程技術人員崗位責任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設計人員、工程監理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔負的責任，并進行考核。
竣工資料的歸檔控制：為了確保已竣工的檔案資料按時歸檔，確定了財務部門必須在得到檔案室關于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結算這一內部制度，保證了竣工資料的歸檔率達100%。
檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，各持一份，以示憑據。
檔案的利用：為確保企業的合法權益，在檔案利用過程中嚴格執行檔案的借閱制度，認真履行簽字手續。對涉及企業生產、經營活動核心內容的商業機密設置利用權限，這樣既保證檔案信息的有效利用，又確保企業的經濟利益不受侵害。
5加強信息化建設，實現燃氣工程數據管理現代化
為了提高燃氣地下管網及其設施的監控及管理水平，科學、準確、有效地掌握全市燃氣管網信息，公司先后建立了SCADA系統、GPS衛星定位系統、GIS燃氣管網地理信息系統。檔案部門配置了主要以管理工程建設檔案為主的檔案管理系統。
?。?）管網信息管理：為了準確把握地下管線信息，GIS部門在每項管線工程竣工后，根據管線竣工圖現場測量并結合GPS坐標定位，形成詳細、準確數據后輸ANGIS系統，形成了一套完整的燃氣管網分布圖。對于管網改造GIS部門也及時修改，從而實現了對地下燃氣管線信息的全面的數據化管理。并定期對移交到城建檔案館的管網數據光盤覆蓋更新。確保為城市建設提供第一手地下燃氣管網信息。
（2）燃氣工程檔案管理：對已竣工的燃氣工程檔案一套移交城建檔案館，一套由本單位保管。利用檔案管理系統軟件對歸本單位保管的燃氣工程檔案進行微機管理，并實現了對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導入、掃描、攝影等數碼技術將一些重要文件的內容通過系統中原文管理功能存入檔案管理系統數據庫。檔案管理系統軟件的運用使燃氣工程檔案管理更有序、查詢更方便，利用更及時。并且提高了檔案的查全率和查準率。（我們依據《城市建設檔案著錄規范》中管線工程著錄項目完善了檔案管理系統，使錄入的信息更適應管線工程檔案管理的需要）。
6加強培訓學習，促進檔案人員知識多元化
燃氣是一種易燃易爆產品，而燃氣工程建設做為一項專業性較強的建設項目工程，不僅要求燃氣行業的檔案人員必須掌握檔案專業的知識和計算機管理檔案的操作技能，而且有必要將自己需要了解的知識向燃氣專業方面拓展。從而使燃氣行業檔案人員在對燃氣工程文件材料形成過程中的監督、指導、管理有的放矢、有理有據。
為了適應新形勢和新技術對檔案工作的要求，促進城建檔案規范化、標準化，切實落實住建部頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規，檔案部門、施工部門、監理部門、工程管理部門的相關人員多次參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理培訓班。通過學習，使相關部門的技術人員了解了從工程的立項到工程竣工驗收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監理人員在工作中的脫節，造成管工程不管資料或不懂資料，管資料不懂工程等現象。從而提高了工程檔案管理水平，為確保燃氣工程檔案的歸檔質量奠定了良好的基礎。
7積極提供服務，使檔案利用人性化
燃氣工程檔案的形成是燃氣工作者勞動智慧的結晶，做好燃氣工程檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發檔案信息資源、更好地提供給燃氣工作者利用，為企業的經濟建設服務。
作為一名合格的檔案人員不僅應掌握所有室藏檔案，還應主動了解用戶對企業各類檔案信息的需求。這就要求檔案人員必須具備超前的服務意識，變被動服務為主動服務。一方面通過室藏檔案資料及時、主動、多元化的為各部門提供檔案利用，對于一些難查資料通過點滴線索擴大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進其工作效率的提高；另一方面，通過各種途徑豐富室藏檔案資源，將外部獲取的各種信息為我所用。這包括及時征訂并發布各種最新的行業標準、規范類書籍、業務類圖書及網上相關資訊等，讓他們了解到最新的燃氣行業信息。在這一過程中不僅讓他們體驗到了檔案價值，了解了檔案工作，增強了其檔案意識。并且漸漸地將自己所需信息及時反饋給檔案部門，積極配合檔案部門工作，主動及時移交檔案，在利用與被利用之間形成一種良性互動。事實證明，通過檔案工作者的人性化、多元化服務，不僅塑造了檔案人員良好形象，贏得更多支持，還促進了檔案管理工作。真正實現檔案工作的良性循環。
綜上所述，燃氣企業在燃氣工程建設中只有嚴格執行了燃氣工程管理的各項規章制度，實行規范化管理，并通過工程技術人員辛勤負責工作、才能保證燃氣工程檔案從形成到歸檔按質按時、井然有序，才能體現燃氣工程的整體管理水平和質量。檔案工作者只有對燃氣工程檔案的科學管理、辛勤用心服務，才能實現檔案資源的有效開發利用，才能為企業的工程建設、決算審計、資質申報、企業管理、領導決策提供最準確的資料及最詳實的數據，才能更好地為城市的經濟建設服務。
自2003年西氣東輸天然氣進入我市至今、天然氣以其清潔、高效、安全的特質已經被原先使用管道焦爐煤氣的百姓家庭、工商業戶作為首選能源所接受。近年來，一方面，大規模開發城市住房建設、經濟開發區建設、管網改造工程建設，與公交車、出租車燃油改造所配套的新增天然氣加氣站建設，使得新建燃氣工程建設項目與日俱增。而地下燃氣管線T程由于其隱蔽性、高危性的特點，其燃氣工程檔案是否完整、管線信息數據是否準確對今后城市建設的發展、百姓的生命安全有著至關重要的意義。另一方面，面對市場經濟中法制化的要求，一個外向型企業在對外事務中不斷增強法律意識的同時，檔案以其原始性、憑據性的特征也逐步被企業領導所重視。而企業檔案工作只有適應企業發展的需要，能夠在關鍵時刻提供企業生產經營最需要的信息，才會使企業在市場競爭中立于不敗之地。
燃氣工程檔案管理是對燃氣工程建設檔案資料進行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發的工作，是一項管理性工作。一個現代化的燃氣企業，對燃氣工程的檔案管理應做到管理水平專業化、文件材料規范化、歸檔程序制度化、數據管理現代化、服務利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現檔案的價值，實現檔案為現實服務的根本目的。
2科學系統地分類，使燃氣企業工程檔案管理專業化
企業內檔案正確地分類，是保證卷宗內檔案系統整理、編目、利用及運用計算機管理的基礎。合資公司成立后，企業檔案管理的重點從過去的文書檔案管理轉移到以圍繞企業生產經營及燃氣工程建設為主的科技檔案管理。
根據國家檔案局制訂的《企業檔案分類規則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結合我公司檔案的自然形成規律和特點，在保持檔案本身所固有的內在聯系和系統性、便于保管和利用的原則下，將科技檔案分成4大類：天然氣工程建設類、基建類、設備類、科研類。根據燃氣企業業務發展的重點，將天然氣工程建設類作為其中第一大類。該大類分廠站建設類（其中包括門站、儲配站、調壓站、加氣站4個小類）及管道工程建設類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網改造工程4個小類），其檔案資料屬于我公司所有檔案中最重要的一部分。
3依據國標、行標，使歸檔燃氣工程文件材料規范化
結合國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328—2001）及住建部頒布的《城鎮燃氣輸配工程施工及驗收規范》（CJJ33—2005）、《城鎮燃氣室內工程施工與質量驗收規范》（CJJ94—2009）的標準要求，公司制訂了《燃氣工程文件歸檔規定》，對燃氣工程建設竣工資料中歸檔文件材料的內容進行調整、補充，確定了燃氣工程文件的歸檔范圍，并對歸檔的文件質量做出明確要求。在工程竣工驗收時，力求做到歸檔的燃氣建設工程文件內容真實、齊全、系統，其歸檔的文件質量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。
3。1文件的內容要求
3。1。1燃氣輸配工程文件材料歸檔內容
?。?）工程依據文件
?、俟こ添椖拷ㄗh書、申請報告及審批文件、批準的設計任務書、初步設計、技術設計文件、施工圖和其它建設文件；
②工程項目建設合同文件、招投標文件、設計變更通告單、工程量清單等；
?、劢ㄔO工程規劃許可證、施工許可證、質量監督注冊文件、報建審核書、報建圖、竣工測量驗收合格證、工程質量評估報告；
?、茇攧瘴募A算書）。
?。?）交工技術文件
?、偈┕べY質證書；
?、趫D紙會審記錄、技術交底記錄、工程變更單（圖）、施工組織設計等；
?、坶_工報告、工程竣工報告、工程保修書等；
④重大質量事故分析、處理報告；
?、莶牧?、設備、儀表等的出廠的合格證明，材質書或檢驗報告；
⑥施工記錄：隱蔽工程記錄、焊接記錄、管道吹掃記錄、強度和嚴密性試驗記錄、閥門試驗記錄、電氣儀表工程的安裝調試記錄等；
?、呖⒐D紙：竣工圖應反映隱蔽工程、實際安裝定位、設計中未包含的項目、燃氣管道與其它市政設施特殊處理的位置等。
（3）驗收合格記錄
a測量記錄；
b隱蔽工程驗收記錄；
c溝槽及回填記錄；
d防腐絕緣合格記錄；
e焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄；
f管道吹掃合格記錄；
g強度和嚴密性試驗合格記錄；
h設備安裝合格記錄；
i儲配與調壓各項工程的驗收及整體驗收合格記錄；
j電氣、儀表安裝測試合格記錄；
k在施工中受檢的其它合格記錄。
?。?）竣工圖
地下燃氣管道有：
?、俟艿揽偲矫鎴D：比例為1：2000?；?：5000；
②管道平面（帶狀）圖：比例為1：500或以標準地形圖繪制，
?、酃艿揽v斷面圖：比例為橫向X：1：500，縱向Y：1：50或1：100；
?、艽?、跨越工程及特殊部位（重要的隱蔽T程）施工圖。
儲配站、調壓站：建筑圖，結構圖，工藝布置圖，系統裝配圖：電氣、消防安裝圖，給排水設施安裝圖等。
（5）工程竣工驗收文件（各項工程的程序驗收及整體驗收記錄）
?、俟こ炭⒐た偨Y；
?、诳⒐を炇沼涗?；
?、圬攧諞Q算文件（決算文件及交付使用財產總表和財產明細表）。
?。?）監理文件
①監理規劃；
?、诒O理月報中的有關質量問題；
?、郾O理會議紀要中的有關質量問題；
?、苓M度控制；
?、葙|量控制；
⑥造價控制；
?、叻职Y質；
⑧監理通知；
?、岜O理工作總結。
3。1。2燃氣室內工程文件材料歸檔內容
?。?）設計文件及設計變更文件；
?。?）設備、管道組成件、主要材料的合格證、檢定證書或質量證明書；
（3）施工安裝技術文件：焊工資格備案、閥門試驗記錄、射線探傷檢驗報告、超聲波試驗報告、隱蔽工程記錄、燃氣管道安裝工程檢查記錄、室內燃氣系統壓力試驗記錄；
（4）質量事故處理記錄；
?。?）城鎮燃氣工程質量驗收記錄：燃氣分項工程質量驗收記錄、燃氣分部（子部分）工程質量驗收記錄、燃氣單位（子單位）工程竣工驗收記錄；
（6）其它相關記錄。
3。2文件的質量要求
?。?）歸檔的工程文件應為原件。
?。?）工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。
（3）工程文件的內容必須真實、準確，與工程4實際相符合。
（4）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。
?。?）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續完備。
?。?）工程文件中的文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。
?。?）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖復印件。
?。?）所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
?、倏⒐D章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。
?、诳⒐D章示例如圖1：
?、劭⒐D章尺寸為50mm×80mm。
?、芸⒐D章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。
?。?）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過1/3的，應當重新繪制竣工圖。
?。?0）不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊》方法（GB/10609。3—89）統一折疊成A4（297mm×210mm），圖標露在外面。
4落實規章制度、使燃氣工程文件從形成到歸檔利用制度化
企業歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化。在燃氣工程檔案管理方面公司制定了相應的規章制度，從而使燃氣工程文件從形成到整理歸檔直至保管利用都有了一整套管理控制措施。
首先把文件材料的形成、積累、整理、歸檔作為工作程序納入到燃氣工程建設、管理的各項規章制度中。且它們是與建設的進程同步，即“工程立項開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”。只有把它納入到工程建設和管理的規章制度中，并使其規范化，才能為工程提供完整的竣工資料。
其次、把文件材料管理納入到設計單位、建設單位、監理單位及各施工單位的職責范圍內，并納入到各工程計劃、施工技術、質量管理的制度中。在進行工程驗收時，文件材料是否完整、準確、真實是工程技術監督檢查、質量檢查、管理的一個重要環節，是保證工程驗收合格的重要因素。沒有完整、準確的文件材料就不算完成計劃，沒有質量合格的文件材料，工程就不算達標，驗收就不能通過。
第三、把文件材料管理納入到工程技術人員崗位責任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設計人員、工程監理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔負的責任，并進行考核。
竣工資料的歸檔控制：為了確保已竣工的檔案資料按時歸檔，確定了財務部門必須在得到檔案室關于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結算這一內部制度，保證了竣工資料的歸檔率達100%。
檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，各持一份，以示憑據。
檔案的利用：為確保企業的合法權益，在檔案利用過程中嚴格執行檔案的借閱制度，認真履行簽字手續。對涉及企業生產、經營活動核心內容的商業機密設置利用權限，這樣既保證檔案信息的有效利用，又確保企業的經濟利益不受侵害。
5加強信息化建設，實現燃氣工程數據管理現代化
為了提高燃氣地下管網及其設施的監控及管理水平，科學、準確、有效地掌握全市燃氣管網信息，公司先后建立了SCADA系統、GPS衛星定位系統、GIS燃氣管網地理信息系統。檔案部門配置了主要以管理工程建設檔案為主的檔案管理系統。
?。?）管網信息管理：為了準確把握地下管線信息，GIS部門在每項管線工程竣工后，根據管線竣工圖現場測量并結合GPS坐標定位，形成詳細、準確數據后輸ANGIS系統，形成了一套完整的燃氣管網分布圖。對于管網改造GIS部門也及時修改，從而實現了對地下燃氣管線信息的全面的數據化管理。并定期對移交到城建檔案館的管網數據光盤覆蓋更新。確保為城市建設提供第一手地下燃氣管網信息。
（2）燃氣工程檔案管理：對已竣工的燃氣工程檔案一套移交城建檔案館，一套由本單位保管。利用檔案管理系統軟件對歸本單位保管的燃氣工程檔案進行微機管理，并實現了對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導入、掃描、攝影等數碼技術將一些重要文件的內容通過系統中原文管理功能存入檔案管理系統數據庫。檔案管理系統軟件的運用使燃氣工程檔案管理更有序、查詢更方便，利用更及時。并且提高了檔案的查全率和查準率。（我們依據《城市建設檔案著錄規范》中管線工程著錄項目完善了檔案管理系統，使錄入的信息更適應管線工程檔案管理的需要）。
6加強培訓學習，促進檔案人員知識多元化
燃氣是一種易燃易爆產品，而燃氣工程建設做為一項專業性較強的建設項目工程，不僅要求燃氣行業的檔案人員必須掌握檔案專業的知識和計算機管理檔案的操作技能，而且有必要將自己需要了解的知識向燃氣專業方面拓展。從而使燃氣行業檔案人員在對燃氣工程文件材料形成過程中的監督、指導、管理有的放矢、有理有據。
為了適應新形勢和新技術對檔案工作的要求，促進城建檔案規范化、標準化，切實落實住建部頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規，檔案部門、施工部門、監理部門、工程管理部門的相關人員多次參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理培訓班。通過學習，使相關部門的技術人員了解了從工程的立項到工程竣工驗收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監理人員在工作中的脫節，造成管工程不管資料或不懂資料，管資料不懂工程等現象。從而提高了工程檔案管理水平，為確保燃氣工程檔案的歸檔質量奠定了良好的基礎。
7積極提供服務，使檔案利用人性化
燃氣工程檔案的形成是燃氣工作者勞動智慧的結晶，做好燃氣工程檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發檔案信息資源、更好地提供給燃氣工作者利用，為企業的經濟建設服務。
作為一名合格的檔案人員不僅應掌握所有室藏檔案，還應主動了解用戶對企業各類檔案信息的需求。這就要求檔案人員必須具備超前的服務意識，變被動服務為主動服務。一方面通過室藏檔案資料及時、主動、多元化的為各部門提供檔案利用，對于一些難查資料通過點滴線索擴大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進其工作效率的提高；另一方面，通過各種途徑豐富室藏檔案資源，將外部獲取的各種信息為我所用。這包括及時征訂并發布各種最新的行業標準、規范類書籍、業務類圖書及網上相關資訊等，讓他們了解到最新的燃氣行業信息。在這一過程中不僅讓他們體驗到了檔案價值，了解了檔案工作，增強了其檔案意識。并且漸漸地將自己所需信息及時反饋給檔案部門，積極配合檔案部門工作，主動及時移交檔案，在利用與被利用之間形成一種良性互動。事實證明，通過檔案工作者的人性化、多元化服務，不僅塑造了檔案人員良好形象，贏得更多支持，還促進了檔案管理工作。真正實現檔案工作的良性循環。
綜上所述，燃氣企業在燃氣工程建設中只有嚴格執行了燃氣工程管理的各項規章制度，實行規范化管理，并通過工程技術人員辛勤負責工作、才能保證燃氣工程檔案從形成到歸檔按質按時、井然有序，才能體現燃氣工程的整體管理水平和質量。檔案工作者只有對燃氣工程檔案的科學管理、辛勤用心服務，才能實現檔案資源的有效開發利用，才能為企業的工程建設、決算審計、資質申報、企業管理、領導決策提供最準確的資料及最詳實的數據，才能更好地為城市的經濟建設服務。
